Версия для печати

Как в программе «1С» настроить учет отпусков

19 октября 2012, пятница

Источник: «Зарплата», № 7, 2012 год

Лето — традиционная пора отпусков, когда работы у бухгалтера заметно прибавляется. Нужно вести учет использованных дней отпуска сотрудников, рассчитывать, сколько еще дней осталось. В статье расскажем, как произвести настройку этих операций в программах «1С: Зарплата и управление персоналом 8» и «1С: Управление производственным предприятием 8».

Каждый работник имеет право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Его минимальная продолжительность определена в статье 115 Трудового кодекса и должна составлять не менее 28 календарных дней.

Некоторые категории работников в соответствии со статьей 116 Трудового кодекса имеют право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска. Такие отпуска должны быть предоставлены тем сотрудникам, которые:

заняты на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
имеют особый характер работы;
ненормированный рабочий день;
работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Дополнительные отпуска для работников может также устанавливать работодатель с учетом своих производственных и финансовых возможностей, прописав порядок и условия их предоставления в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Для планирования отпусков, а также для расчета компенсаций за неиспользованный отпуск бухгалтеру нужно знать количество календарных дней отпуска, на которые сотрудник имеет право.

Как в программах «1С: Зарплата и управление персоналом 8» и «1С: Управление производственным предприятием 8» можно настроить учет использованных сотрудниками дней отпусков и расчет остатка неиспользованных дней отпуска в разрезе рабочих лет?

На момент подготовки материала применялись актуальные релизы конфигураций:

«1С: Зарплата и управление персоналом 8» — редакция 2.5 (2.5.51);
«1С: Управление производственным предприятием 8» — редакция 1.3 (1.3.26).

Этапы настройки программы учета отпусков

Первоначальная настройка состоит из нескольких этапов:

настройка порядка списания фактически использованных отпусков;
объявление перечня используемых видов отпусков;
создание и настройка вариантов расчетов отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск;
регистрация количества дней отпуска в течение года, на которые имеют право работники определенных должностей.

Рассмотрим каждый этап подробнее.

Настройка порядка списания фактических отпусков

Списание фактических отпусков (уменьшение остатка количества неиспользованных дней отпуска) в программе может происходить при проведении либо кадровых приказов на отпуск, либо документов по расчету отпусков и компенсаций.

Порядок списания определяется во вкладке «Параметры учета» меню «Сервис» (см. рис. 1 на с. 73).

Обратите внимание: в отношении текущих отпусков, предоставляемых работникам в обычном порядке, есть возможность выбрать вид документа, который будет являться основанием для списания количества неиспользованных дней отпуска. При расчете компенсации за неиспользованный отпуск такой выбор невозможен. Основанием для списания в этом случае будут только расчетные документы

Объявление в программе перечня видов отпусков

Все виды используемых в компании ежегодных отпусков необходимо объявить в справочнике «Виды ежегодных отпусков». Для этого последовательно нужно выполнить ряд операций во вкладке «Виды ежегодных отпусков» меню «Предприятие» (см. рис. 2 на с. 74):

добавить новый вид ежегодного отпуска;
указать единицу измерения продолжительности отпуска: рабочие или календарные дни;

Рис.1

Рис. 1

если продолжительность отпуска одинакова для всех или большинства сотрудников организации, необходимо установить отметку в графе «Предоставить отпуск всем сотрудникам»;
указать количество дней отпуска, на которые все работники имеют право в течение года;
сохранить.

Виды начислений для расчета отпускных

Для расчета отпускных используются виды начислений из списка «Основные начисления организации».

Список открывается из пункта «Настройка расчета зарплаты» ме- ню «Предприятие» (см. рис. 3 на с. 75).

Рис.2

Рис. 2

Необходимо создать и настроить виды начислений для каждого вида отпуска.
Для расчета отпускных при предоставлении основного ежегодного оплачиваемого отпуска в программе предназначен вид расчета «Оплата отпуска по календарным дням».
Эта опция, скорее всего, уже настроена в вашей программе для расчета основного отпуска.
Остается ввести и настроить виды начислений для дополнительных видов отпусков. Каждому варианту расчета отпускных должен соответствовать определенный вид отпуска.
Чтобы установить это соответствие, необходимо в меню «Предприятие» выбрать вкладку «Настройка расчета зарплаты». Далее следует обратиться к перечню «Основные начисления организации». В этом перечне нужно выбрать вариант расчета отпускных (см. рис. 4 на с. 75).

Обратите внимание: варианту расчета отпускных «Оплата отпуска по календарным дням» должен соответствовать ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

Рис.3

Рис. 3

Дополнительные отпуска предоставляются и в рабочих днях.

Рис.4

Рис. 4

В закладке «Время» следует установить для всех видов отпусков вид времени — «Неотработанные полные смены, а также командировки» (см. рис. 5 ниже).

Виды начислений для расчета компенсации за неиспользованный отпуск

Варианты расчета компенсации за неиспользованный отпуск устанавливаются в перечне «Дополнительные начисления организации». Для них в разделе «Компенсации ежегодных отпусков» на закладке «Использование» нужно отметить, что это компенсация неиспользованного отпуска.
Далее необходимо указать вид ежегодного отпуска, неиспользованный остаток которого будет компенсирован (см. рис. 6 на с. 77).

Рис.5

Рис. 5

Рис.6

Рис. 6

Регистрация права на предоставление отпуска для определенной должности

Настройка должности необходима, если все сотрудники, занимаю- щие данную должность, имеют право на одинаковое количество дней дополнительного отпуска определенного вида. Например, все электро- сварщики организации имеют право на дополнительный отпуск за ра- боту во вредных условиях труда, а водители — за ненормированный рабочий день. В этом случае бухгалтер должен сделать следующее (см. рис. 7 на с. 78):

найти нужную должность и открыть форму должности для правки (Интерфейс «Кадровый учет организаций». Меню «Предприятие»/ «Должности»);
перейти на закладку «Ежегодные отпуска»;
добавить виды отпусков, положенные на этой должности (правая кнопка мыши на поле);
указать количество дней отпуска, на которые все работники этой должности имеют право в течение года;
сохранить.

Рис.7

Рис. 7