Расчет неиспользованных дней основного и дополнительного отпуска

Статья 114 Главы 19 ТК РФ гласит: «Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка». Соответственно, в любой организации существует необходимость учета и хранения данных о периодах нахождения сотрудников в ежегодном отпуске. Работникам кадровой службы, а в небольших организациях и бухгалтеру по расчету заработной платы, требуется где-то хранить данные о периодах отпуска и рассчитывать остаток дней неиспользованного отпуска.

В большинстве случаев для хранения этих данных используются бумажные носители или создаются электронные таблицы. Это хорошо в небольших организациях, а если сотрудников много?

Также работникам могут полагаться дополнительные дни ежегодного отпуска, предусмотренные статьями 116 -119 Главы 19 ТК РФ, которые тоже нужно учитывать и хранить.

Как избежать ручного расчета и автоматизировать данный процесс? При помощи каких программных продуктов? Далее мы покажем реализацию данной задачи при помощи программного продукта «1С:Зарплата и Управление персоналом 8».

Мы ознакомим вас с механизмом хранения данных об отпусках и расчета остатков дней отпуска, реализованным в данной программе. Этот механизм в последних релизах программы был дополнен и усовершенствован. Он прост в обращении, нагляден и доступен для понимания даже пользователю, незнакомому с программами линейки «1С:Предприятие 8».

Пользователю потребуется лишь выполнить некоторые настройки для учета дней фактически отгулянного отпуска. То есть сделать выбор, каким видом документов будет производиться регистрация факта отпуска. В программе отпуска регламентированного учета могут регистрироваться либо Кадровыми документами (т.е. документом «Отпуска организации»), либо Расчетными документами (т.е. документом «Начисление отпуска работникам организации»).

Нужно отметить, что в ПП «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» существует возможность регистрировать факт компенсации отпуска в денежной форме. Делается это через документ «Начисление отпуска сотрудникам организации» в разделе «Компенсация отпуска». Такой документ регистрирует эти оплаченные дни, как отгулянные. Если на предприятии практикуется денежная компенсация отпуска, то при настройках параметров учета нужно установить признак «Расчетными документами».

Поэтому перед началом работы в программе нужно учесть все факторы и определиться, каким видом документов будет производиться регистрация факта отпуска и произвести соответствующую настройку в параметрах учета. Эту настройку после начала ведения учета в программе лучше не изменять.


Настройка параметров учета. Кадровый учет

Так же пользователю дается возможность настроить округление дней отпуска при увольнении.

Что нужно сделать, чтобы начать учет ежегодных отпусков в программе? Данные обо всех видах отпусков, используемых в программе, как для регламентированного, так и для управленческого учета, хранятся в справочнике «Виды ежегодных отпусков». Основной ежегодный отпуск уже настроен в программе, а остальные виды отпусков пользователь может создавать сам.

Виды ежегодных отпусков

А что делать, если на предприятии существует должность, для которой предусмотрен более длительный отпуск (ст. 116 - 119 гл. 19 ТК РФ)? Предусмотрена ли такая ситуация в программе? Да, пользователь может для определенной должности указать количество дней отпуска.

Настройка количества дней отпуска для определенной должности

Следующая ситуация: в организации работает сотрудник, у которого количество дней отпуска в год отличается от других работников. И такая задача решаема.

Через «Остатки отпусков», для сотрудника можно указать количество дней отпуска.

Настройка количества дней отпуска для определенного сотрудника

Как говорилось ранее, для расчета основного ежегодного оплачиваемого отпуска в базе уже осуществлены определенные настройки: созданы вид ежегодного отпуска и предопределенный вид расчета «Оплата отпуска по календарным дням».

Оплата отпуска по календарным дням

А как же хранить данные по дополнительному ежегодному отпуску? Также как и по основному, но нужно лишь сделать некоторые настройки.

Для расчета остатка дней по дополнительному ежегодному отпуску нужно сначала создать «Вид ежегодного отпуска».

Вид ежегодного отпуска

Количество дней отпуска в год можно указать для всех сотрудников предприятия, индивидуально для сотрудника через форму «Остатки отпусков», либо задаются для должности через справочник «Должности организации».

Остатки дней дополнительного ежегодного отпуска хранятся и рассчитываются по аналогии с основным отпуском.

Для расчета дополнительного ежегодного оплачиваемого отпуска требуется создать и настроить план вида расчета, у которого вид времени по классификатору указано «Дополнительный отпуск» и указать вид ежегодного отпуска.

Оплата дополнительного отпуска

Регистрация дополнительного отпуска осуществляется кадровым документом «Отпуска организации» и расчетным документом «Начисление отпуска сотрудникам организации» в разделе «Дополнительный отпуск».

А как получить данные по остаткам дней отпуска? Для просмотра остатков дней отпуска можно воспользоваться «Отчетом по отпускам».

Отчет по отпускам

Также можно сформировать отчет по каждому сотруднику, воспользовавшись формой «Остатки отпусков».

Остатки отпусков

Еще данные по остаткам дней отпуска можно получить более простым способом: воспользовавшись печатной формой, формируемой прямо в элементе справочника «Сотрудники».

Справка по отпуску

Таким образом, можно получить очень подробные отчеты в разрезе каждого сотрудника с указанием периодов, за которые был отгулян отпуск.

Конечно же, возникает вопрос, как действовать при переходе на «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» с других программ? Если был осуществлен перенос данных из программы «1С:Зарплата и кадры 7.7», то данные об отпусках перенесутся автоматически. В остальных случаях данные об остатках дней отпуска нужно вносить руками в форму «Остатки отпусков» по кнопке «Редактировать остаток отпуска».


Перенос данных об отпусках

Итак, мы видим, что механизм, реализованный в программе «1С:Зарплата и Управление персоналом 8», послужит отличным помощником при расчете дней неиспользованных дней отпусков.

Если у Вас есть какие-либо вопросы по этой статье, Вы можете задать их нашим специалистам:

• по телефону +7 (495) 989-22-16
• через онлайн-консультанта
• по адресу office@rg-spc.ru

Автор: Лобынцева Елена